Como organizar y gestionar tus correos electrónicos en el trabajo

El mal manejo y desorganización de nuestro buzón de correo electrónico en nuestro trabajo, nos pueden hacer pasar un mal momento y pensar que estamos sobrecargados de trabajo, intente recopilar tips y experiencias propias para poder brindares algunos consejos de como podemos organizar y gestionar nuestros correos electrónicos de una forma mas adecuada, espero que les sea de ayuda.

Les indicare 5 reglas para gestionar y organizar de mejor manera su correo electrónico propuesto por Merlín Mann creador del enfoque Inbox Zero y yo agregare algunas mas que encontré, uní y adapte.

1. Los correos electrónicos son todos diferentes

Al igual que en todo lo demás, el Principio de Pareto es cierto: el 20 por ciento de sus correos electrónicos ocupará el 80 por ciento del enfoque. No discutas con eso. 

Acepte que podrá manejar ese 80 por ciento rápidamente. 

2. El tiempo es precioso

Esto es cierto, no podrá leer todos los correos electrónicos que reciba. La entrada siempre va a exceder la salida. Esta bien. 

Cuanto antes te des cuenta de que no puedes hacerlo todo, podrás concentrarte en lo más importante y terminar el resto más tarde. 

3. A veces, menos es más

Es un correo electrónico, no va una novela, una tesis o un ensayo. Está bien dar respuestas de una línea, 10 párrafos no están bien, los lectores dejarán de leer después de la segunda línea si no es clara, concisa y fácil de leer. Las viñetas son maravillosas, mantienen las cosas ordenadas y hacen que sea más fácil de leer y analizar. 

El texto en bloque grande ralentiza a los lectores, es probable que no terminen de leerlo, y es mucho más probable que lo borren, si es importante, sea breve, conciso y directo. 

La clave es omitir los pensamientos e ideas que aportan una sensación liberadora o reconfortante a quien los redacta, pero que enredarán al destinatario.

“Se debe indicar en primer lugar la finalidad prevista o el motivo por el que se envía el correo electrónico. No incluyas muchos detalles e introduce la llamada a la acción para los lectores al final del texto. Si el BLUF es solo informativo, los lectores pueden dejarlo para leerlo más tarde, durante su tiempo libre. Si exige una acción, los lectores se centrarán en el mensaje de forma diferente”.  

Enfoque BLUF ‘Bottom Line Up Front’ -Ron Webb

4. Olvídate de la emoción

No se preocupe por sentirse culpable, ansioso o cualquier otra cosa cuando abra su bandeja de entrada, simplemente hágalo, todo es abrumador. 

Solo concéntrese en lo que debe hacerse, tómese el tiempo para hacerlo y siga adelante lo más rápido posible. 

“El correo electrónico se vuelve abrumador cuando no tienes claras tus prioridades. Cuanto más claro tengas lo que es más importante, más fácil será gestionar el correo electrónico”

 Gayle Lantz, autora de Take the Bull by the Horns y fundadora de WorkMatters, Inc.

5. Sea honesto

Sea honesto consigo mismo con respecto a sus prioridades y sea realista sobre lo que espera. 

Todos hemos tenido ese instinto de lo que merece y no merece una respuesta y de lo que debe eliminarse. Por lo tanto, es vital aprender la diferencia y avanzar con ella lo más rápido posible.

6. Resuélvelo Face to Face o realiza una llamada

Un intercambio de correo electrónico no productivo puede prolongarse durante días sin identificar el origen del problema subyacente. Cuando puedes ver a un compañero reaccionar y responder en tiempo real, te evitas los infinitos correos electrónicos y puedes centrarte en el quid de la cuestión.

“Cuando recibo un correo electrónico con una pregunta que creo que desencadenará un intercambio de mensajes, llamo por teléfono”

 Jason Womack, autor de Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More y fundador de Get Momentum y The Jason Womack Company.


7. Evita eliminar todo lo que recibe y crea carpetas

Se que muchos de ustedes no están de acuerdo en mantener correos electrónicos en nuestro buzón que ya fueron resueltos, por una parte yo también estoy de acuerdo, pero si vas a borrar un correo electrónico que no te interesa guardar, bórralo en el momento, no después y antes asegúrate de que realmente no lo necesitaras nunca más. Si crees que en algún momento puedes usarlo, lo mejor será que lo dejes en la carpeta a la que corresponda.

Cuando lo necesites, deberás aprender a buscar entre tus correos almacenados, para lo que es una buena idea crearte distintas carpetas en las que clasifiques tus correos por ejemplo clientes, sectores de la empresa, compañeros de trabajo, etc, ojo!! pero si el número de carpetas es demasiado alto, quizás afecte a tu efectividad global en el trabajo cada vez que tomas una decisión sobre la carpeta en la que vas a guardar un correo electrónico.

Barry Schwartz, autor de The Paradox of Choice: Why More Is Less, advierte de que ofrecerte a ti mismo demasiadas opciones puede crear una paralización de las decisiones y reducir tu satisfacción general y con las capacidades de búsqueda de tu programa de correo electrónico, ¿realmente necesitas carpetas independientes para cada asunto concreto? .

8. Ponte un limite de mensajes no leídos y aprovecha tu tiempo muerto.

Una vez que has logrado vaciar y limpiar tu bandeja de entrada debes ponerte un límite sobre la cantidad de mensajes que puedes tener en recibidos sin leer; ya que esto te ayudará a continuar organizado. Sabrás que no puedes pasar ese límite y que cuando tengas apenas uno más del permitido ya es momento de tomar acción.

Aprovecha los tiempos de espera o tiempo muerto (como por ejemplo en el bus) para seguir con la gestión del correo electrónico que puede ser desde tu dispositivo móvil o tablet.

9. No estés pendiente de los correo nuevos o alertas.

La mayoría de los correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata, una vez que lo entiendas aprenderás a tomarte tu tiempo para responder en lugar de hacerlo apenas recibes una alerta. De este modo podrás revisar tu correo cuando tengas tiempo para hacerlo y realmente dedicarle minutos de calidad. Lo más recomendable es mirar tu correo cada 1 o 2 horas durante la jornada laboral, en lugar de hacerlo cuando te llega una alerta, esto también te permitirá realizar otras actividades o responsabilidades que tengas asignadas.

10. Ten en cuenta la desconexión necesaria

Es agradable pensar que puedes trabajar durante 8-10 horas seguidas, especialmente cuando tienes una fecha límite. Sin embargo, es imposible que puedas enfocarte y hacer un trabajo de alta calidad sino das a tu cerebro tiempo para descansar y recargarse.

No pienses en los descansos como «tiempo perdido». En su lugar, piensa en el descanso como un tiempo rentable de valiosa inactividad. Es un tiempo para renovar tu energía y cargar pilas y tiene un propósito: que logres pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

Intenta tomarte un descanso de 5-10 minutos cada hora, máximo cada dos. Si te resulta difícil dejar de trabajar, establece una alarma para recordarlo. Puedes dar un paseo rápido, tomar una taza de café, o simplemente sentarte y relajarte en tu
escritorio.

Y asegúrate de que te das el tiempo suficiente para comer- ¡es difícil realizar un trabajo de alta calidad, si tienes hambre! programa un tiempo para desconectarte, desconéctate completamente del trabajo, las redes sociales, teléfonos, correo electrónico.

Pocas personas saben organizarse correctamente para ganar calidad de vida y mejorar sus ingresos, por lo que el éxito puede ser algo que les cueste mucho esfuerzo, espero que estas reglas les sirvan y puedan ayudarlos a organizarse y gestionar de mejor manera su correo electrónico.

Fuentes: flow-e.com, universia, redbooth, lafabricadeltiempo

Comments

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

A %d blogueros les gusta esto: